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Job Details

Principales Fonctions et Responsabilites:

• Créer et maintenir les dossiers des patients dans le CRM en s'assurant que l'information documentée est exacte et mise à jour régulièrement 

• Exécuter des tâches administratives essentielles à la progression des patients à travers le Programme 

• Assurer l'intégrité des données 

• Agir en tant que liaison entre les autres membres de l'équipe 

• S’occuper des télécopies (entrant/sortant) de manière appropriée et en temps opportun 

• Organiser l'horaire de travail pour compléter les heures de travail dans plusieurs fuseaux horaires 

• Étiqueter et joindre les documents au CRM 

• Capacité à couvrir différents quarts de travail 

• Fonctions ad hoc telles qu'attribuées 

Experience et Niveau d'Educations Requis:

• Excellentes compétences en informatique 

• Minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle administratif ou de saisie de données similaire 

• Expérience avec le logiciel SalesForce (ou expérience avec un système de CRM) est un atout 

• Expérience avec le logiciel de télécopie (MyFax ou Right Fax) un atout 

• Diplôme d'études secondaires ou scolarité postsecondaire préféré 

• Formation professionnelle technique ou combinaison équivalente d'expérience et de formation. 

• 2 ans d'expérience directement reliée. 

Primary Duties and Responsabilites:

• Create and maintain patient records in the CRM by ensuring information documented are accurate and updated regularly
• Execute administrative tasks critical to the progression of patients through the Program
• Ensure data integrity
• Act as a liaise between other members of the team
• Handling faxes (incoming/outgoing) accordingly and timely
• Organize work schedule to complement working hours in multiple time zones
• Labeling and attaching documents to the CRM
• Ability to cover various shifts
• Ad hoc duties as assigned

EXPERIENCE AND EDUCATIONAL REQUIREMENTS:

• Excellent computer skills
• Minimum 2 years experience in a similar administrative or data entry role
• Experience with the SalesForce software (or experience with a CRM system) an asset
• Experience with the faxing software (MyFax or Right Fax) an asset
• High School Diploma or Post Secondary schooling preferred
• Technical vocational training or equivalent combination of experience and education
• 2 years directly related experience

MINIMUM SKILLS, KNOWLEDGE AND ABILITY REQUIREMENTS:

• Knowledge of medical terminology an asset
• Ability to work autonomously
• Ability to provide assistance to team members during periods of increased workload
• Ability to recognize and question abnormal data and escalate if need be
• Ability to foresee and adjust scheduling and adjust workload
• Strong analytical skills
• Effective interpersonal and leadership skills
• Effective organizational skills; attention to detail
• Ability to consistently meet deadlines ;Time management skills and ability to prioritize tasks
• Excellent problem-solving skills; ability to resolve issues effectively and efficiently
• Knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint and other Office Programs
• Ability to communicate effectively in English and French (oral and written) for the Quebec and New Brunswick provinces

The successful candidate may have daily contacts with unilingual English-speaking customers, patients or peers from cross-functional teams.

Le candidat retenu aura/pourrait avoir des contacts quotidiens avec des clients, des patients ou des pairs unilingues anglophones d'équipes interfonctionnelles